Huishoudelijk Reglement  13-01-2012

Vereniging Gepensioneerden SABIC Innovative Plastics

 

Art. 1.   Het Bestuur

1. Samenstelling

1.1  Het Bestuur bestaat uit tenminste een voorzitter, een secretaris en een       penningmeester,die tezamen het Dagelijks Bestuur (DB) vormen. Het DB kan worden aangevuld met andere te benoemen bestuursleden.

1.2 De gekozenen treden om de drie jaar af. Dit geschiedt bij toerbeurt.

Met ingang van dit Huishoudelijk Reglement is het rooster van aftreden als volgt: 1:Penningmeester en 2^e Voorzitter;
2:Secretaris en 2^e Penningmeester;
3:Voorzitter en 2^e Secretaris.
Dit rooster wordt zo nodig aangevuld met verdere functionarissen.

2. Werkwijze

2.1  Het Bestuur vergadert zo dikwijls het DB dit nodig oordeelt of als twee bestuursleden daarom verzoeken.

2.2   Plaats en tijdstip van de vergaderingen worden door de voorzitter vastgesteld.

2.3   In de bestuursvergaderingen wordt bij meerderheid van stemmen beslist. Indien de stemmen staken beslist de voorzitter. Over zaken wordt mondeling en over personen schriftelijk gestemd.

3. Taakverdeling

3.1  De voorzitter

• zorgt voor de belangen van de vereniging in het algemeen en doet verder alles, wat tot de taak van de voorzitter behoort;
• leidt alle vergaderingen;
• neemt alle maatregelen, die hij voor een ordelijk verloop van een vergadering nodig en wenselijk acht;
• door de ondertekening van de voorzitter worden de notulen en besluiten van de bestuurs- en ledenvergaderingen rechtsgeldig;
• houdt nauwlettend toezicht op de tenuitvoerlegging van alle besluiten;.
• bij ontstentenis of afwezigheid van de voorzitter wordt deze vervangen door de 2^evoorzitter, en bij gebreke daarvan een van de andere aanwezige bestuursleden.

3.2 De secretaris

• verzorgt correspondentie en de administratie van de vereniging;
• ondertekent namens het Bestuur alle uitgaande stukken en is verplicht hiervan eenafschrift te houden. Voor belangrijke stukken, zoals omschreven in de statuten, is medeondertekening door de voorzitter vereist;
• draagt de verantwoording voor de ledenadministratie.
• zorgt voor het oproepen van vergaderingen en andere activiteiten van de vereniging;
• maakt de notulen van de vergadering en ondertekent dezen;
• maakt het niet-financiële jaarverslag;
• is belast met het archief en doet verder alles, wat tot de taak van een secretaris behoort;
• kan voor de archiefverzorging de hulp inroepen van een ander bestuurslid.

3.3. De penningmeester

• is belast met het gehele financiële beheer van de vereniging;
• is aansprakelijk voor de onder zijn berusting zijnde verenigingsgelden en bezittingen;
•  zorgt voor een behoorlijke en regelmatige inning van de contributies, donaties en subsidies;
• zorgt voor een deugdelijke belegging van de verenigingseigendommen;
• boekt op duidelijke en overzichtelijke wijze alle inkomsten en uitgaven;
• brengt op de Jaarvergadering verslag uit over de financiële toestand van de vereniging en over de inkomsten en uitgaven in het afgelopen verenigingsjaar;
• dient op de Jaarvergadering een begroting in betreffende het nieuwe verenigingsjaar;
• mag slechts betalingen doen binnen het kader van de goedgekeurde begroting en  mag niet meer kasgeld onder zijn beheer hebben dan voor het doen van de gewone verenigingsuitgaven noodzakelijk is;
• is verplicht ten allen tijde inlichtingen omtrent de toestand van de kas en inzage van de boeken te geven, wanneer het Bestuur zulks verlangt.

Art. 2.   Het Dagelijks Bestuur

2.1   Het Dagelijks Bestuur vertegenwoordigt de vereniging en het Bestuur in en buiten rechten en neemt in het belang van de Vereniging beslissingen die geen uitstel gedogen en legt hierover verantwoording af op de eerstvolgende bestuursvergadering.

2.2   Het handelt verder die zaken af, welke werden opgedragen.

2.3   Draagt overige bestuursleden voor en stelt de portefeuilleverdeling vast.

Art. 3.   De leden

3.1 Een lid is gehouden tot het stipt nakomen van de bepalingen van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement.

3.2   Een lid  betaalt een contributie waarvan de hoogte wordt vastgesteld op de Jaarvergadering. In bijzondere gevallen kan door het Bestuur kwijtschelding van achterstallige contributie, of gedeeltelijke, of algehele vrijstelling van contributiebetaling worden verleend. Omtrent dit besluit is aan het Bestuur geheimhouding opgelegd.

Art. 4.  De algemene vergaderingen

4.1  De leden worden van de te houden vergaderingen vooraf in kennis gesteld.

4.2  Voor de vergaderingen worden de leden tenminste 28 dagen tevoren schriftelijk opgeroepen. De oproepingen zijn vergezeld van een agenda van de betreffende vergadering.

4.3  De belangrijkste vergadering voor de vereniging is de Jaarvergadering.
Tot de agenda van deze vergadering behoren ten minste:

– de notulen van de vorige vergadering
– het schriftelijk verslag over het afgelopen verenigingsjaar door de secretaris met daarin ten minste de realisatie van de plannen van het afgelopen verenigingsjaar.
– een schriftelijk verslag over de inkomsten en uitgaven in het afgelopen verenigingsjaar door de penningmeester
– een verslag van de kascommissie (zie Art. 5)
– de verkiezing van bestuursleden
– het bespreken van plannen voor het nieuwe verenigingsjaar
– het vaststellen van de begroting voor het nieuwe verenigingsjaar
– het benoemen van een nieuwe kascommissie.

4.4  Voorstellen voor de Jaarvergadering kunnen door de leden bij het secretariaat worden  ingediend tot uiterlijk 14 dagen vóór de te houden vergadering.

4.5  Onderwerpen, die niet op de oproepingsbrieven werden vermeld behoeven niet te worden behandeld, tenzij tenminste 2/3 van het aantal aanwezige leden daartegen geen bezwaar heeft.

4.6  De leden zijn verplicht tijdens de vergaderingen het woord te vragen aan de voorzitter. Zij mogen niet langer tot de vergadering spreken, dan hun door de voorzitter wordt toegestaan.

4.7   Plaats en datum van de jaarvergadering worden jaarlijks door het Bestuur vastgesteld. Een vaststelling op een datum later dan een half jaar na het einde van het verenigingsjaar houdt automatisch de in de statuten vereiste goedkeuring van uitstel tot een later tijdstip in.

4.8   Plaats en datum van andere algemene vergaderingen worden door het Bestuur vastgesteld, rekening houdende met het daaromtrent in de statuten bepaalde.

 Art. 5.  De kascommissie

5.1  Op de Jaarvergadering wordt uit de leden een kascommissie benoemd van tenminste drie personen, waarvan één reserve, om het beheer van de penningmeester over het afgelopen verenigingsjaar te controleren en daarover op de volgende Jaarvergadering verslag uit te brengen.

5.2  Niemand mag langer dan twee achtereenvolgende jaren zitting hebben in de kascommissie.

5.3  De leden van de kascommissie mogen noch tot elkander, noch tot de penningmeester of de 2^e Penningmeester, – zo die er is -, noch tot diegene die anderzijds de penningmeester bij diens ontstentenis vervangt, in verhouding staan van bloed- of aanverwantschap.

Art. 6. De commissies, werkgroepen en adviseurs

6.1    Commissies en werkgroepen kunnen worden benoemd, die tot taak hebben bepaalde activiteiten overeenkomstig de doelstelling van de vereniging te stimuleren of te activeren.

6.2    Bij instelling van commissies of aanwijzing van werkgroepen of aanwijzing van adviseurs stelt het Bestuur hun taakomschrijving vast.

Art. 7.  Wijzigingen.

Het Huishoudelijk Reglement kan slechts gewijzigd worden met absolute meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen op de daarvoor opgeroepen ledenvergadering. Alle leden ontvangen zo spoedig mogelijk na zo’n besluit een duidelijk afschrift van de wijziging.

Art. 8.  Slotbepalingen.

8.1 In alle gevallen waarin de Statuten of het Huishoudelijk Reglement niet voorzien beslist het Bestuur.

8.2 Dit Reglement treedt onmiddellijk in werking ná vaststelling door de ledenvergadering.

8.3 Daar waar Statuten en het Huishoudelijk Reglement elkaar tegenspreken gelden de bepalingen in de Statuten.

 Aldus vastgesteld in de ledenvergadering van ……..